Rechtzeitig zum November-Lockdown gibt die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder eine „Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme“ heraus (siehe die Pressemitteilung der Konferenz). Darin werden die datenschutzrechtlichen  Anforderungen an die Durchführung von Videokonferenzen durch Unternehmen, Behörden und andere Organisationen erläutert. Zusätzlich zur Orientierungshilfe veröffentlicht die Datenschutzkonferenz eine Checkliste, in der die rechtlichen und technischen Anforderungen an Videokonferenzsysteme in übersichtlicher Form zusammengefasst werden.

Ergänzend weist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern auf folgendes hin:

Die Bereitstellung von Videokonferenz-Diensten erfolgt häufig im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hatte erstmals im Juli 2020 Ergebnisse einer Kurzprüfung von Videokonferenzdiensten für Berliner Verantwortliche veröffentlicht. Die Untersuchung wurde im Februar 2021 wiederholt und die Liste mit Prüfungsergebnissen aktualisiert. Schwerpunkt der Kurzprüfung betraf die Rechtskonformität der von den Anbietern angebotenen Auftragsverarbeitungsverträge. Die Bewertung erstreckt sich ausschließlich auf Dienste, die Videokonferenzen als Software-as-a-Service (SaaS) anbieten. Unsere Berliner Kollegen wiesen ausdrücklich darauf hin, dass keine umfassende Prüfung der Angebote erfolgte, insbesondere keine umfassende technische Prüfung und in der Regel auch keine Prüfung der Datenschutzerklärungen.

Die Untersuchung der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu Videokonferenz-Diensten zeigte, dass sich jedenfalls zum damaligen Zeitpunkt viele der Anbieter die Verarbeitung von Auftragsdaten für eigene Zwecke vorbehalten haben. Das ist jedoch nicht unproblematisch. Die Offenlegung personenbezogener Daten an den Anbieter des Dienstes zu dessen eigenen Zwecken ist mit einer Änderung des Verarbeitungszwecks verbunden. Eine solche Zweckänderung ist nur in den engen Grenzen von  Art. 5 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 4 DS-GVO  zulässig. Eine Vereinbarkeit der Zwecke im Sinne dieser Anforderungen wird dabei regelmäßig nicht vorliegen.

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern empfiehlt daher, bei der Auswahl eines Anbieters von Videokonferenz-Diensten die Empfehlungen der Orientierungshilfe zu berücksichtigen und sich zudem an den Hinweisen der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu orientieren. Diese sind unter https://www.datenschutz-berlin.de/infothek-und-service/pressemitteilungen/#c116, dort insbesondere unter https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2021-BlnBDI-Hinweise_Berliner_Verantwortliche_zu_Anbietern_Videokonferenz-Dienste.pdf, erhältlich.