Vertreterinnen und Vertreter des LfDI MV trafen sich mit den behördlichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) zu einem Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer. Dabei wurden aktuelle Themen der Digitalisierung und die Umsetzung von Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) thematisiert.

Die Aufgaben eines bDSB sind vielfältig und umfangreich. In ihrem Arbeitsalltag müssen die bDSB nicht nur die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben überwachen. Zu ihren Aufgaben zählt auch die Kommunikation von oftmals unbeliebten Datenschutzthemen und die Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen, also letztlich der Behördenleitung, und der Beschäftigten. Mit ihrer Fachkunde tragen die bDSB dazu bei, Datenschutzverstöße zu vermeiden, indem sie die Behördenleitung und die Beschäftigten zu Datenschutzthemen informieren und sensibilisieren. Im Mittelpunkt des gemeinsamen Austausches standen:

• der Umgang mit Auskunftsersuchen betroffener Bürgerinnen und Bürger
• die Beteiligung der bDSB bei der Einführung neuer Datenverarbeitungssysteme
• die datenschutzkonforme Ausgestaltung von Sitzungen des Kreistages und der Gemeindevertreter mittels Bild- und Tonübertragung
• die datenschutzkonforme Ausgestaltung von Aktensystemen, insbesondere bei der Veraktung von sensiblen Daten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten der Bürgerinnen und Bürger

Eine große Herausforderung für die Behörden ist es, dem Recht auf Auskunft der Bürgerinnen und Bürger fristgemäß und entsprechend den Anforderungen der DS-GVO nachzukommen. Häufig umfassen die Auskunftsersuchen eine große Menge personenbezogener Daten zu unterschiedlichen Anliegen, die teilweise elektronisch, aber auch noch auf Papier gespeichert sind. Deshalb ist es umso wichtiger, dass bei allen Stellen sorgfältig die personenbezogenen Daten auskunftsersuchender Personen recherchiert werden. Die Runde war sich einig, dass eine zentrale Koordination komplexer Auskunftsersuchen durch den bDSB eine mögliche Maßnahme ist, um der betroffenen Person eine umfassende und vollständige Auskunft zu erteilen.

Die Verwaltungen befinden sich nach wie vor in einem Wandel, der mit einer steten Veränderung der Datenverarbeitungssysteme einhergeht.  Die frühzeitige Einbindung der bDSB bei der Ausschreibung und später bei der Konfiguration dieser Systeme erspart unnötigen Anpassungsaufwand und kann sogar zu vereinfachten Datenverarbeitungsprozessen führen. Das ist nicht nur im Interesse der betroffenen Bürgerinnen und Bürger, sondern auch im Interesse der Verwaltung.

Die bDSB beraten die Gemeindevertretungen und die Kreistage auch bei der datenschutzkonformen Durchführung ihrer Sitzungen per Videokonferenz, so wie es die Kommunalverfassung des Landes vorsieht. Als herausfordernd werden hier besonders die Zugangssicherheit des Videokonferenzsystems beim nichtöffentlichen Teil von Sitzungen und die Dokumentation der Abstimmungsergebnisse gesehen.

Der Schutz von besonders sensiblen personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten, spielt auch in den Verwaltungen, z.B. den Jugend- und Gesundheitsämtern, eine große Rolle. Daher ist die datenschutzkonforme Ausgestaltung von Zugriffsrechten auf Akten mit solchen sensiblen Daten besonders wichtig. Bei der Modernisierung von Aktensystemen sollte daher der besondere Schutz dieser Daten vor unberechtigten Zugriffen von Anfang an mit gedacht werden. Bei rechtzeitiger Einbeziehung der bDSB können dieses wichtige Hinweise für effiziente Lösungen geben.

Die Beteiligten waren sich einig, dass dieser Erfahrungsaustausch wertvoll ist und deshalb im Frühjahr nächsten Jahres erneut durchgeführt werden soll.

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